Impressora multifuncional para escritório: tanque, laser ou contrato de impressão
Quantas páginas o seu escritório imprime por mês, e quantas delas são coloridas? Essa resposta escolhe a impressora melhor do que qualquer folheto. Para texto em volume, a laser monocromática (só preto) costuma ganhar. Para cor e pouco volume, o tanque de tinta. Para quem imprime muito e não quer cuidar de toner nem de técnico, há o contrato de impressão.
A multifuncional junta três aparelhos numa caixa: imprime, copia e digitaliza (transforma o papel em arquivo). Algumas ainda mandam fax.
Tanque de tinta ou laser
| Tanque de tinta | Laser | |
|---|---|---|
| Como imprime | gotas de tinta saem de uma cabeça que passa sobre a folha | um pó (toner) é grudado na folha e fixado por calor |
| Onde vai bem | cor, papel variado, volume baixo a médio | texto em preto, volume alto, velocidade |
| Custo por página | baixo, inclusive na cor | baixo no preto; a colorida pequena sai cara |
| O que pede | uso frequente, tinta de procedência | troca de toner e, com o tempo, de cilindro e fusor (peças de desgaste) |
| O ponto fraco | parada por muito tempo, a cabeça pode entupir | a colorida pequena tem toner caro e manutenção cara |
Há escritórios que usam as duas: laser para o texto, tanque para a cor.
Custo por página: a conta que importa
O preço da impressora é só a entrada. O gasto está no que ela consome: preço do toner ou da tinta dividido pelas páginas que ele rende.
Esse rendimento vem de testes padronizados. No toner preto, a página de teste cobre cerca de 5% da folha; o teste colorido usa páginas com texto e imagens. Planilha cheia e imagem gastam muito mais, e o rendimento real fica abaixo do da caixa.
Com o toner original de uma laser de entrada, a página sai entre R$ 0,14 e R$ 0,16. No tanque, com as garrafas originais, a página costuma sair mais barata; a conta exata depende do preço e do rendimento de cada garrafa, que vêm na caixa.
Toner e tinta de procedência desconhecida baixam a conta no papel, mas rendem menos, mancham e podem entupir a cabeça de impressão.
O volume do mês
Na ficha técnica, procure dois números:
- Volume mensal recomendado: a faixa de páginas para o uso do dia a dia. Numa laser de entrada, algo como 100 a 1.500 páginas por mês.
- Ciclo de trabalho: o máximo que ela aguenta num mês. Na mesma laser, 10.000 páginas.
Compre pelo primeiro número. A impressora que trabalha sempre perto do ciclo máximo funciona, mas pede manutenção constante e dura menos.
O que pesa no escritório
- Frente e verso automático (duplex): a impressora vira a folha sozinha. Economiza papel, mas é mais lento que imprimir de um lado só. Muitos modelos de entrada fazem frente e verso só manual.
- Alimentador automático de documentos (ADF): a bandeja de cima que puxa várias folhas para copiar ou digitalizar de uma vez.
- Rede por cabo ou Wi-Fi: com a impressora na rede, todo mundo imprime do próprio computador ou celular. O Wi-Fi Direct liga o aparelho direto à impressora, sem roteador, e o número de conexões ao mesmo tempo depende do modelo; e a impressora ligada por USB num computador só funciona para os outros com esse computador ligado. Em rede com muitos aparelhos, o Wi-Fi que aceita 5 GHz trava menos que o de 2,4 GHz.
Digitalizar para e-mail ou para uma pasta
Nos modelos de escritório, dá para digitalizar e mandar o arquivo direto para um e-mail ou para uma pasta do servidor, sem passar pelo computador.
Para o e-mail, a impressora precisa dos dados do servidor de saída de e-mail (SMTP): endereço, porta, usuário e tipo de segurança. Quem cuida do e-mail da empresa tem esses dados. Em alguns modelos, só funciona com o e-mail do domínio da empresa.
Para a pasta, ela precisa de uma pasta compartilhada com permissão de gravação. O firewall do computador e a rede marcada como "pública" costumam bloquear. Inclua essa configuração no serviço de quem instala ou no suporte de TI.
Comprar ou contratar a impressão
Além de comprar, dá para alugar. São dois serviços diferentes:
- Locação curta: a impressora por dias ou semanas, para um evento.
- Contrato de impressão (outsourcing): a empresa contratada põe a impressora, troca toner e peças, manda o técnico e conta as páginas. O contrato costuma durar de 12 a 48 meses.
O jeito mais comum de cobrar é a franquia: um valor fixo por mês que cobre um número de páginas. O que passar disso é o excedente, cobrado por página. Se você imprimir menos, paga a franquia cheia. Há também cobrança só por página impressa e o modelo de valor fixo mais as páginas.
Compensa com volume alto e previsível. Para quem imprime pouco, a franquia pode sair mais cara que comprar.
Antes de assinar, peça por escrito: quantas páginas a franquia cobre, preto e cor separados; o valor do excedente; se a franquia é por aparelho ou somada; se o papel entra; o prazo para o técnico chegar; e a multa para sair antes.
Manutenção
- Tanque: imprima com frequência, nem que seja uma página por semana. Abasteça antes de a tinta descer abaixo da marca. Desligue pelo botão, não pela tomada: assim a cabeça volta ao lugar de descanso. A tinta usada vai para uma almofada interna que enche com o tempo e precisa de troca.
- Laser: troque o toner quando o aviso aparecer e acompanhe a vida do cilindro. Não ligue a laser no nobreak: ela puxa muita corrente ao aquecer.
Quanto custa
Preços de compra em outubro de 2026, em lojas on-line:
- tanque de tinta de entrada, sem alimentador e com frente e verso manual: entre R$ 820 e R$ 1.020;
- tanque de tinta de escritório, com alimentador automático: entre R$ 2.200 e R$ 2.850;
- laser monocromática multifuncional: entre R$ 1.200 e R$ 3.000.
A laser colorida multifuncional custa quase o dobro da monocromática mais cara.
As marcas que você vai encontrar
Em ordem alfabética, sem ordem de preferência. Os números são os anunciados pelos fabricantes.
- Brother: lasers monocromáticas e tanques; toner de entrada anunciado com cerca de 2.600 páginas.
- Canon: tanque de entrada com garrafas anunciadas para até 6.000 páginas em preto e 7.000 coloridas, com frente e verso manual.
- Epson: linha de tanque; modelo de entrada anunciado com 4.500 páginas em preto, e modelo de escritório com alimentador de 30 folhas e frente e verso automático.
- HP: lasers e tanques; laser de entrada anunciada com volume recomendado de 100 a 1.500 páginas por mês.
Se o seu escritório imprime mais de mil páginas por mês quase todas em preto, comece a conta pela laser monocromática e compare com a franquia de um contrato. Se imprime pouco e com cor, o tanque resolve, desde que alguém o use toda semana.
Setor de tecnologia